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上司から代理でメールの送信を依頼されたときは、いつも自分が出すメールとは違うので、しっかり内容やルールを理解して出すようにしましょう。
代理メールで何かミスや誤解があったときは、自分だけでなく上司も責任を取らなければならないこともあるので、注意しましょうね。
代理メールを出す際には、相手の立場に立って内容を考え、丁寧な文章を心がけることが大切です。
また、相手からの返信にも迅速かつ丁寧に対応しましょう。
代理メールだからといって、手を抜いてはいけませんよ。
今回は、上司代理で、社内メールを送る場合と署名はどうするかについて、例文によってわかりやすく解説します。
上司代理で社内宛メールを送る場合の注意点は？
（どのように注意するか？）
①上司代理ということを明記する
･･･一番大事なことです。代理ということを明記しないと、単純に相手は上司から来たメールだと思ってしまいます。
代理者であることを示すため、所属名、上司名、代理者の名前を明確に記載しましょう。
また、社内宛であっても相手が代理メールであることを理解してもらうために、代理メールと明記することも重要です。
②依頼された内容だけを書く
･･･代理者だという簡単な挨拶と、依頼された内容だけを簡潔に書きましょう。
ただし、余計な文書を省略しすぎると、相手が何を求めているのか理解しづらくなることもあります。
そのため、依頼された内容に関連する情報は必要に応じて追加するようにしましょう。ただし、内容が変わるような追加を行う場合は、必ず上司の了解を得るようにしてください。
③依頼された内容に加筆するときは、上司の了解を得る
･･･基本的に、依頼された内容に加筆するのは避けましょう。
内容を追加する必要がある場合は、必ず上司に相談し、了解を得たうえで行うようにしてください。
また、加筆する内容が依頼内容と大きく異なる場合は、新たにメールを作成して依頼することをおすすめします。
④代理メールは上司にも送る
･･･相手にメールを送る際には、必ず上司にもBBC（メール相手には、誰に送ったかわからない）で送信し、自分たちのメールの内容を上司にも共有するようにしましょう。
これにより、上司も依頼内容を把握し、代理者としての対応を確認できるようになります。
上司代理でメールをする場合の署名の書き方は？
（返信は上司あてにする）
上司代理メールの場合、内容は確認事項や連絡事項のような簡単なものが多いです。
しかし、上司の代理としてメールを送信する際には、正式な書式に従う必要があります。以下に、正式な書式を示します。
①「ご返信（回答）につきましては、下記へお願いいたします」と明記します。
･･･署名には上司名、代理者（自分）名のほか、上司のメールアドレスと電話番号を入れておき、返信は上司の方へ届くようにします。
（代理メール署名の例）
①○○部○○課長 小山登：代理送信者 山川進
･･･代理としっかり記載します。
②ご返信（回答）につきましては、下記へお願いいたします。
･･･上司に届くようにします。
③○○＠○○
･･･上司のメールアドレスです。
④電話番号：○○-○○○（内線○○）
･･･上司の電話番号です。
上司代理メールの例文を紹介
代理メールの送信は、必要に応じて行われます。
代理者は、上司からの指示を受け、それに基づいてメールを送信する必要があります。
（社内宛 例文1）
○○部○○課長 佐々木 太郎 様
お疲れ様です。総務の山川です。
小山課長の代理として、送信いたしました。
「○○研修」の日程が下記の通り決定しましたので、お知らせいたします。
日時：10月22日 午前10：00～
場所：第2会議室
なお、資料につきましては、当日配布いたしますので、よろしくお願いいたします。
※署名については、代理者氏名と上司のメールアドレス・電話番号を記載します。
（社内宛 例文2）
○○部○○課長 一柳 昭夫 様
いつもお世話になっております。
小山課長の代理として、営業課の山川がご連絡させていただきます。
･･･本文･･･
なお、ご返信につきましたは、下記の小山課長のメールアドレスまでお願いいたします。
※末尾に「署名」
（社内宛 例文3）
○○部○○課長 鈴木丸 信二 様
お世話になっております。営業課の山川です。
小山営業課長に代わりまして、下記メールを送信します。
･･･本文･･･
以上です。
返信は、下記の小山課長のメールアドレスにお願いします。
※末尾に「署名」
（問い合わせがある場合）
相手から問い合わせがあった場合、ビジネス界では代理者だからわからないと言えないこともあります。
代理メールのときは、送信する内容を理解し、わからないことがあるときは上司に確認しておきましょう。
返信は上司の方へと記載していても、問い合わせを代理者にすることはよくあることなので、簡単な内容であれば、答えられるようにしておきましょう。