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上司代理でメールを送る時に注意することは?社内宛や署名はどうする?

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上司から代理でメールの送信を依頼されたときは、いつも自分が出すメールとは違うので、しっかり内容やルールを理解して出すようにしましょう。

代理メールで何かミスや誤解があったときは、自分だけでなく上司も責任を取らなければならないこともあるので、注意しましょうね。

上司代理で、社内メールを送る場合と署名はどうするかについて、例文によってわかりやすく解説します。

 

 

上司代理で社内宛メールを送る場合の注意点は?

 

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・上司代理ということを明記する・・・代理ということを明記しないと、単純に相手は上司から来たメールだと思ってしまいます。社内宛でもしっかりと所属名、上司名、代理者の名前を明記して、代理メールということを認識してもらいます。

・依頼された内容だけを書く・・・代理者だという簡単な挨拶と、依頼された内容だけを簡潔に書きましょう。余計な文書を加えると、内容の趣旨が変わってしまうことがあるので、相手が誤解する可能性があります。

・依頼された内容に加筆するときは、上司の了解を得る・・・基本的に、依頼された内容に加筆するのは避けましょう。加筆する場合は、送信前に必ず上司の了解を得るのが必要です。

・代理メールは上司にも送る・・・相手にメールを送るときは、必ず上司にもBBC(メール相手には、誰に送ったかわからない)で送り内容を把握できるようにします。

 

上司代理でメールをする場合の署名の書き方は?

 

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上司代理メールの場合、内容は確認事項や連絡事項のような簡単なものが多いです。

署名には上司名、代理者(自分)名のほか、「ご返信(回答)につきましては、下記へお願いいたします」として、上司のメールアドレスと電話番号を入れておき、返信は上司の方へ届くようにします。

(代理メール署名の例)

・○○部○○課長 小山登:代理送信者 山川進・・・代理としっかり記載します。

・ご返信(回答)につきましては、下記へお願いいたします・・・上司に届くようにします。

・○○@○○・・・上司のメールアドレスです。

・電話番号:○○-○○○(内線○○)・・・上司の電話番号です。

 

上司代理メールの例文を紹介

 

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(社内宛 例文1)

○○部○○課長 佐々木 太郎 様

お疲れ様です。総務の山川です。

小山課長の代理として、送信いたしました。

「○○研修」の日程が下記の通り決定しましたので、お知らせいたします。

日時:10月22日 午前10:00~

場所:第2会議室

なお、資料につきましては、当日配布いたしますので、よろしくお願いいたします。

※署名については、代理者氏名と上司のメールアドレス・電話番号を記載します。

 

(社内宛 例文2)

○○部○○課長 一柳 昭夫 様

いつもお世話になっております。

小山課長の代理として、営業課の山川がご連絡させていただきます。

・・・本文・・・

なお、ご返信につきましたは、下記の小山課長のメールアドレスまでお願いいたします。

※末尾に「署名」

 

(社内宛 例文3)

○○部○○課長 鈴木丸 信二 様

お世話になっております。営業課の山川です。

小山営業課長に代わりまして、下記メールを送信します。

・・・本文・・・

以上です。

返信は、下記の小山課長のメールアドレスにお願いします。

※末尾に「署名」