電話は、ビジネスシーンにおいて欠かせないコミュニケーション手段です。
取引先とのやり取りや、顧客からの問い合わせなど、電話応対の印象が、相手に与える印象を大きく左右します。
それは就活やバイトで働くときも同様で、電話応対マナーがきちんとできていれば、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
今回は、社会人、就活、バイトなどにも役立つ電話応対マナーと、取引先に対する電話応対マナーチェック、取引先への効果的な問い合わせ術について解説します。
就活生やバイト必見！電話応対マナーで好印象を残す方法とは？
就活生やバイトをしている人も、電話応対マナーを身につけておくことが大切です。
まだ社会人ではないとか、社員でなくてバイトだからといって、いい加減な電話応対をしていると、相手に不信感を与え将来のキャリアや職場の印象を悪くする可能性が大きいです。
電話応対マナーで好印象を残すためには、以下のポイントを押さえましょう。
（一般的な電話応対マナーとは？）
①明るくハキハキとした声で応対する
･･･電話だと相手の表情が見えないため、声のトーンや明るさは特に重要です。
明るくハキハキとした声で応対することで、相手に好印象を与えることができます。
またプライベートでは問題になりませんが、ビジネスでは「もしもし」を多用することは、不快に思う人がいるのでふさわしくありません。
②明確で丁寧な挨拶
･･･電話をかけた際には、はじめに相手に自分の名前を明確に伝えましょう。
丁寧な挨拶は、好印象を与えます。
名前も言わないで急に話しかけることは、絶対避けましょう。
③ 3コール以内に出るようにする
･･･基本的なことですが、電話が鳴ったら3コール以内に出るようにしましょう。
3コール以上鳴らすと、相手に「忙しそう」「対応してくれない」という印象を与えてしまいます。
④相手の名前と用件をしっかりと確認する
･･･電話をかける際には、相手の名前と用件をしっかりと確認しましょう。
名前を間違えると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。
⑤相手の要望を丁寧に聞き、的確に応対する
･･･相手の要望を丁寧に聞き、どのような要望なのかをしっかり理解するようにします。
要望を理解していないと、相手に不信感を与えてしまいます。
⑥電話を切る際には、きちんと挨拶する
･･･電話を切る際には、きちんと挨拶しましょう。
また、相手の要望が完了した場合は、その旨を必ず伝えましょう。
（就活生やバイトの場合の電話応対マナー）
①マナーが良いと印象がアップする
･･･就活生やバイトの場合、電話応対で好印象を残すことで、採用担当者や店長などの印象をアップさせることができます。
②基本マナーでアッピール
･･･就活生の場合は、電話で受けた質問に的確に答えることで、自分のスキルや知識をアピールすることができます。
また、電話応対で感じの良さを伝えることで、相手に好印象を与えることができます。
③バイト先の評価が上がる
･･･バイトの場合は、電話対応で丁寧で親切な印象を与えることで、お客様に好印象を与えることができます。
また、電話対応で仕事のスキルをアピールすることで、バイト先の評価をアップさせることができます。
電話応対マナーは、ビジネスシーンにおいて欠かせないスキルです。
就活生やバイトをしている人も、ぜひ電話応対マナーを身につけて、好印象を残しましょう。
取引先に好印象を与える！電話応対マナーのチェックとは？
ビジネスシーンで、取引先との電話応対で好印象を与えるためのチェックリストを以下に示します。
これらのポイントを常にチェックして、適切な電話応対をするように心掛けましょう。
（電話応対マナーチェックリスト）
①電話の話し方
・明るくハキハキとした声で応対しているか。
・早口で話さず、ゆっくりと落ち着いて話すようにしているか。
・「です、ます」調で話すこととし、タメ口で話していないか。
・「えーと」「すみません」「あれ」「あー」「あのう」「確か･･･」など不安を煽る言葉を使用していないか。
・「もしもし」を多用していないか。
②挨拶
・電話をかけたときに自分の名前を伝えたか。
・電話を受けたときに、会社の名前などを言っているか、または、会社名、担当者名を名乗っているか。
・「おはようございます」「いつもお世話になっております」「こんにちは」などの導入のあいさつをしているか。
③3コール以内に電話にでる
・3コール以内に電話にでているか。
・4コール以上かかったときは、「お待たせいたしました」と一言詫びているか。
・さらに時間がかかった場合、「大変お待たせいたしまして申し訳ございません」と丁寧に詫びているか。
④電話をかけるとき
・電話をかける前に、かける相手の役職や名前を確認しているか。
・取り次いでもらうとき、一度で聞き取れるように、はっきり自分の名前を伝えているか。
・取り次いでもらうときは、「恐れ入りますが、○○部の○○様（○○さん）をお願いします
・相手が先に挨拶したときも、きちんと返礼しているか。
⑤電話を受けたとき
・自分でわからない用件のときに、むやみに答えていないか。
・相手が名乗らない場合、しっかり確認しているか？
「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」
・電話が遠い場合は、「申し訳ありません。電話が少し遠いようですが」と伝えているか。
・聞き取れなかった場合は、「恐れ入ります。もうお願いできますか」と伝えているか。
・必ずメモを取り、話しの後にメモの内容を確認しているか。
⑥電話を切るとき
・かけてきた相手より早く切ろうとしていないか。
・終わりの挨拶をしっかり伝えているか。
これらのチェックリストを活用することで、自分の電話応対のスキルを客観的に評価することができます。
また、自分の弱点を把握することで、改善点を見つけやすくなります。
ビジネス電話の取引先への効果的な問い合わせ術とは？
取引先への効果的な問い合わせを行うためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
（効果的な問い合わせの仕方）
①事前準備
･･･問い合わせる前に、目的や必要な情報を整理しましょう。
・相手の会社名・部署名・担当者名
・自分の会社名・部署名・自分の名前
・問い合わせ内容の整理を必ず行うこと。
②明確な目的の伝達
･･･整理してある問い合わせに基づいて、必要な情報を明確に相手に伝えます。
また、要件や目的がわかりやすく伝わるように心がけましょう。
③適切な質問スキル
･･･適切な質問を行い、相手の立場や考えを理解することが重要です。
相手の立場やニーズに合わせた質問を心がけましょう。
④敬意と尊重
･･･相手に敬意を示し、礼儀正しい態度で接することが重要です。
相手の立場や貢献を尊重する姿勢を示しましょう。
また、問い合わせが完了したときは、「ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」と伝えましょう。
⑤明瞭なコミュニケーション
･･･はっきりとわかりやすい言葉で話すことで、相手に内容が理解しやすくなります。
また、相手の言葉遣いや表現に合わせたコミュニケーションを心がけましょう。
⑥フォローアップ
･･･通話内容を要約し、次のステップやフォローアップの計画を共有しましょう。
また、フォローアップのための具体的な行動を約束することで、関係を強化できます。
これらのポイントを考慮することで、ビジネス電話での取引先への問い合わせが効果的になり、相手との信頼関係や円滑なコミュニケーションを築くことができます。
まとめ
就活生やバイト、社会人でも、電話応対マナーは身につけておきたいマナーのひとつです。
そして、電話応対マナーがきちんとできていれば、相手に信頼感や安心感を与えることができ、ビジネスなどの成功にもつながります。
