ビジネスシーンでは、メールは欠かせないコミュニケーションツールです。
メールの書き方一つで、仕事ができる人にも、できない人にも見えることがあります。
ビジネスメールで本当に仕事が出来る人になるためには、適切なメールマナーや注意点を理解し、実践する必要があります。
今回は、ビジネスメールで本当に仕事が出来る人になるために、ビジネスメールの書き方、メールマナーとポイント、失敗しないための注意点について解説します。
適切な言葉遣い、明確な構成、適切な返信タイミングなど、重要なポイントなので、しっかりマスターしましょう。
仕事の出来る人のビジネスメールの書き方は？
（ビジネスメールの書き方は？）
ビジネスメールの書き方について、一般的な書き方をご紹介します。
①目的を明確にする
･･･メールを書く前に、メッセージの目的を明確にしましょう。
要件を伝えるだけでなく、目的や期待する結果を明確にすることで、受信者も迅速かつ正確に対応することができます。
②簡潔でわかりやすい表現を使う
･･･ビジネスメールは簡潔かつわかりやすい表現を心がけましょう。
長文や冗長な表現は避け、要点を明確に伝えることに集中しましょう。
必要な情報だけを含め、不要な詳細は省くことで、相手の時間を節約し効率的なコミュニケーションを図ることができます。
③適切な敬意と丁寧な言葉遣いを使用する
･･･ビジネスメールでは、相手に対して適切な敬意を示し、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
ビジネス用語を正しく使用し、挨拶や感謝の言葉を適切に使用し、丁寧なフォームを守ります。
④メールのフォーマットを整える
･･･メールのフォーマットを整えることで、メッセージの読みやすさを向上させましょう。
適切な改行や箇条書きを使い、段落を分けて整理すると読みやすいです。
必要な情報を見つけやすくするため、適切な見出しや引用符を使用することも重要です。
⑤返信やフォローアップを適切に行う
･･･ビジネスメールでは、返信やフォローアップを迅速に行うことが求められます。
重要なメールに対しては、受信後24時間以内に返信するよう心掛けましょう。
また、送信後も追跡や確認を行い、必要なフォローアップを行うことで、スムーズなコミュニケーションを促進します。
（メールで使う単語）
①メールアドレス
･･･電子メールを送受信するための住所です。
メールアドレスは、例「○○＠○○.co.jp」などユーザー名とドメイン名で構成されます。
メールアドレスは、インターネットで電子メールを送受信するために必要で、一字でも間違うと相手に届かないので、正確に入力しましょう。
②CC
･･･Carbon Copyの略です。
メールを送信する際に、メインの宛先以外にも、CC欄にメールアドレスを入力することで、そのメールアドレスの宛先にも同じ内容のメールが送信されます。
CCに指定された宛先は、メインの宛先と同じくメールを受信したメンバー全員に表示されます。
③BCC
･･･Blind Carbon Copyの略です。
メールを送信する際に、メインの宛先とCC欄に指定した宛先以外にも、BCC欄にメールアドレスを入力することで、そのメールアドレスの宛先にも同じメールが送信されます。
ただし、BCCに指定された宛先は、メインの宛先とCC欄に指定した宛先には表示されません。
メインの宛先とCC欄の宛先に、BCCの宛先に送信したことを知られたくない場合使用します。
④件名
･･･メールの件名とは、メールの概要を説明する短いテキストです。
メールの件名は、メールの受信者がメールを開封するかどうかを判断する重要な要素です。
そのため、メールの件名は、簡潔でわかりやすく、かつ、メールの内容を正確に伝えるものにする必要があります。
⑤署名
･･･メールの最後に署名として追加する名刺代わりのテキストです。
メールの署名には、自分の名前、所属会社、役職、連絡先などを記載します。
メールの署名は、メールの受信者に自分のことを覚えてもらうための重要な役割を果たします。
仕事の出来る人のメールマナーとポイントは？
ビジネスメールのマナーには、以下のようなポイントがあります。
（適切なタイトル）
①わかりやすいタイトルにする
･･･件名は簡潔でわかりやすく、かつ、メールの内容を正確に伝えるものにします。
②簡潔なタイトルにする
･･･タイトルは短く簡潔にします。
長すぎるとタイトルは見づらくなり、相手の関心を引きにくくする可能性があります。
③タイトルの長さは、30文字程度が目安
･･･メール受信者のメールソフトの画面に表示される、タイトルスペースが限られています。
そのため、タイトルが長すぎると、メールの受信者がメールを開封する前に、メールのタイトルをすべて読むことができず、メールを開封するかどうかの判断ができません。
④重要度を反映するタイトル
･･･タイトルはメールの重要度を反映することが望ましいです。
緊急性の高いメールや重要な情報を伝える場合には、その重要性をタイトルに示すことで、相手に早急な対応を促すことができます。
タイトルに「重要」「緊急」「優先」といった言葉を含めることで、相手に対してメールの重要性を示すことができます。
例えば、「重要: 本日までに確認が必要な件」や「緊急: 速やかな対応をお願いします」などです。
（本文の挨拶）
本文の前段に挨拶文を記入します。
①初めての相手
･･･「始めまして」「突然のメールで失礼します」「初めてメールをお送りします」「初めてメールさせていただきます」などがあります。
②付き合いがなくても認知されている挨拶
･･･始めての相手でも、付き合いのある相手であっても、共通の挨拶としてビジネスメールで認知されている挨拶があります。
例えば「いつもお世話になっております。」「お世話になっております」「ご多忙のところ恐れ入ります」などです。
③目上の相手
･･･「お世話になっております」が一般的です。
「ご苦労様です」は、目上から目下へ、「お疲れ様です」は目下から目上に言う言葉と言われており、これらは、意見が分かれるところですが、あえて使用しない方がよいでしょう。
（本文の結びの言葉）
①結びの言葉
･･･始めに適切な挨拶を行い、最後に丁寧な結びの言葉を添えることが重要です。
②「よろしくお願いします」
･･･ビジネスメールの最後に使われる定番の結びの言葉です。
相手に対して丁寧な印象を与えることができます。
③「ご検討の程、よろしくお願い申し上げます」
･･･相手に対して何らかの判断や検討を依頼する場合に使われます。
丁寧な表現で、相手のご判断をお待ちしていることを示します。
④「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」
･･･相手に対して、質問や疑問がある場合に使用される結びの言葉です。
協力やサポートの意思を示し、円滑なコミュニケーションを促します。
⑤「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました」
･･･相手に対して感謝の意を示す結びの言葉です。
相手が手続きや対応をしてくれた場合に使用され、お互いの関係を良好に保つことができます。
⑥「今後ともよろしくお願いいたします」
･･･長期的な関係性を築く場合に使用される結びの言葉です。
相手との信頼関係を強調し、今後の連絡や取引を期待する意思を示します。
ビジネスメールで失敗しないための注意点は？
（メールで失敗しないための注意点）
メールをやり取りで失敗しないための注意点には、以下のものがあります。
①宛先を間違わない
･･･メールを送る前に、宛先をしっかり確認しましょう。
必要な人に対して送信し、不要な人には送らないよう注意しましょう。
誤って他の人にメールを送ってしまうと、プライバシーや信頼性の問題を引き起こす可能性があります。
②送信する時間帯に注意
･･･基本的にメールを送信するのは、就業時間内が一般的です。
ビジネスシーンで深夜のメールはなるべく避け、どうしても送信する場合は、相手が在席していることを確認することや、「夜分遅くに大変失礼します」「深夜に申し訳ありません」などと一言添えましょう。
③文法とスペルの確認
･･･メールを送信する前に、文法やスペルを注意深く確認しましょう。
文法ミスやスペルミスは、プロフェッショナルな印象を損なうだけでなく、意図を正しく伝えることができません。
校正ツールや自動補完機能を活用して、正確な文章を作成しましょう。
④余計な装飾は付けない
･･･メール文に余計な装飾や、顔文字、絵文字のほか、「？」「！」などを過剰に使用するのは止めましょう。
⑤メール文の引用
･･･送信された文章の一部をそのまま引用し、その文章に対して返答すると効果的です。
例えば「○○の会議日程は○月○日（月）10:00に決定しました」を引用した場合、その下に「承知しました」を一言記入するだけで済みます。
⑥署名を最後に付ける
･･･本文の最後尾に「署名」を付けておくと、相手は一目で誰からのメールか、また連絡先等も確認できます。
まとめ
ビジネスメールは、ビジネスシーンでのコミュニケーションの基本です。
マナーを守り、丁寧なメールを書くことで、信頼関係を築くことができます。
仕事で差をつけるためのビジネスメールスキルを磨きましょう。
