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業務連絡メールは冒頭文と締めが大事!メール文例とマナーをご紹介

最終更新

ビジネス界では、個人はもちろん大人数の相手にも一斉に業務上の連絡をしなければならないことがあります。

そのため、素早く情報を伝えるために頻繁に活用されているのが、業務連絡メールです。

ただし業務連絡メールには、基本的なルールやマナーがあるので、それを守らないと上司や他部局、取引先の会社などに対して、内容が伝わらないことや失礼な印象を与えてしまうことがあります。

今回は、業務連絡メールで業務連絡する場合の「冒頭文から締めの言葉」の文例と、業務連絡メールのマナーとルールをご紹介します。

業務連絡メールの文例:お知らせの場合

業務連絡とは業務に関連する連絡事項を伝えることですが、その中には「通達」「お知らせ」「お願い」「確認」などがあります。

業務連絡の中から「お知らせ」を文例としてご紹介します。

(文例:お知らせ)

①事務所内清掃のお知らせ・・・件名です。メール内容を簡潔にしたものです。連絡内容がある程度わかるようにします。

②〇〇部 各位・・・宛名です。

③お疲れ様です。〇〇部営業課 佐藤です・・・「お疲れ様です」が冒頭文になります。基本の挨拶ですね。冒頭文のあとに自己紹介をします。

④〇月〇日午前11時00分から約30分間、事務所内の床清掃を行います・・・お知らせの詳細内容です。

⑤業務中ご迷惑をおかけしますが、何卒ご協力よろしくお願いします・・・締めの言葉です。

⑥〇〇部営業課 佐藤真一 連絡先~ ・・・最後にメール発信者の氏名と連絡先を載せます。

業務連絡メールの冒頭文と締めの言葉について

前項の「事務所内清掃のおしらせ」(文例)を基に、冒頭文と締めの言葉の解説をします。

冒頭文

冒頭文は「挨拶」として最初に使う言葉で、業務連絡メールには必ず載せるようにしてください。

前項では「お疲れ様です」を使用していますが、他にも次のような冒頭文例があります。

①おはようございます

・・・朝の時間帯に使う言葉で、主に社内メールで使います。

②いつもお世話になっております

・・・社内で業務上関係がある他部局や、取引先に連絡するときに使います。

③業務中失礼します

・・・営業時間ならいつでも使用できる言葉です。一般的に社外メールで使用します。

④お忙しいところ失礼します

・・・これも営業時間帯に社外メールで使用します。

⑤突然のご連絡失礼いたします

・・・一般的に初めての相手に出すときに使用します。

⑥ご連絡いただきありがとうございます

・・・相手から連絡されたメールに返信する場合に使用します。

(締めの言葉)

冒頭文で始まった業務連絡メールを、内容によって異なりますが、締めの言葉で引き締めます。

この締めの言葉によって、全体の印象が決まるのでしっかり使い分けましょう。

①よろしくお願いします

・・・基本的な締め言葉でほとんどのメールで使います。

「どうぞ」や「何卒」などを付け加えることもあります。

②誠に恐縮ですが、回答は○月○日までにお願いいたします

・・・回答を期日までに求めるときに使用します。

③お忙しいところ恐縮でございますが、回答は○月○日までに何卒お願い申し上げます

・・・回答を求めるときに、丁寧な言い回しをする場合です。

④お忙しいところ誠に恐縮ですが、本日中にご返信いただけましたら幸いです

・・・急に依頼するときに使いますが、相手に気遣いをしているのを見せる言葉です。

⑤ご検討よろしくお願いします

・・・社内で頼みごとを依頼する場合に使用します。

⑥取り急ぎご報告まで

・・・緊急で内容を伝える場合です。

⑦特に問題が無ければ、ご返信には及びません

・・・連絡事項に対して返信を要求しない場合に使用します。

業務連絡メールのマナーとルールについて

マナーは作法的なもので、行った方が良いと思うものです。

ルールは、メールの決まり事として守るものとします。

(マナー)

①業務連絡をするときは早めに送信しましょう。

②わかりやすい内容にすることを心がけます。

③冒頭文や締めの言葉をしっかり連動させてまとめるようにします。

④回答が必要な場合は、期限に余裕を持たせるようにします。

⑤依頼するメールの場合は、相手に敬意を示してお願いします。

⑥送信する前に、必ず読み直して内容をチェックしてから送信します。

(ルール)

①件名は具体的にわかりやすく簡潔にして、余計な言葉は入れないようにします。

送信先(会社名、部署名、役職名、宛名など)と送信元(会社名、部署名、役職名、氏名、連絡先メール、電話番号など)をはっきり入れます。

③メール内容の構成(冒頭文、締めの言葉を含む文)しっかりまとめます。

④絵文字や顔文字などは入れないようにします。

⑤添付ファイルがある場合は、しっかり添付ファイルがあることを示します。

まとめ

業務連絡メールは、連絡する内容によって基本構成はほとんど決まっています。

社内、社外や上司、他の部署など送信先によって、冒頭文や締めの言葉をしっかり使い分けできるようにしてくださいね。

また、マナーやルールについても、しっかり確認するようにしてください