友人や家族、知人などプライベートでメールのやり取りをしている時は良いですが、ビジネスシーンで仕事上のメールを送る場合は、マナーに沿った文章を送るのは常識です。
そのため社外メールを初めて相手に出すときに、基本マナーを守らないような文章だと相手に対して悪い印象を与えてしまいます。
ビジネスメールの書き出しや内容の基本パターンは、それほど難しいものではありません。
ビジネスメールの書き出しや、初めての社外メールや役職者へ出す場合の注意点をご紹介します。
【目次】
ビジネスメールの書き出し例、注意点は？
メールの書き出しは手紙だと前文？
メールも手紙の一種と考えると、メールの書き出しは手紙だと「前文」にあたります。
手紙の前文とは、「新緑の候」、「青葉のみぎり」などの時候の挨拶や、「拝啓」などの頭語のことを言います。
手紙の場合は前文として、時候の挨拶や拝啓などを書くことが一般的ですが、メールは手紙と異なり伝えたい内容を簡潔に使えることが目的です。
そのため、メールの場合は前文を省略しても構いません。
社内メールの書き出しは？
社内メールの場合は、前文を省略する代わりに
①お疲れ様です。
②お世話になっております。
などの日常的に使用している挨拶を文章化して使います。
社外メールの書き出しは？
社外メールの場合は、少し丁寧な表現に直して使います。
①いつも、お世話になっております。
②いつもご愛願賜り、誠にありがとうございます。
③いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
④日頃は大変お世話になっております。
⑤日頃からお引き立ていただき、誠にありがとうございます。
⑥平素より大変お世話になっております。
⑦平素よりお引き立ていただきありがとうございます。
このように、社内と社外メールでは書き出し方を少し変えて送りましょう。
初めてメールを出すときの注意点は？
自己紹介を先にする
相手に初めてメールを送る場合は、前項で紹介したような挨拶文の前に、自己紹介をしましょう。
自己紹介の例としては、次のものがあります。
①初めてメールを送らせて頂きます。○○会社○○と申します。
②初めてご連絡させていただきます。○○会社○○と申します。
③突然のメールで大変失礼いたします。○○会社○○担当 ○○といいます。
自己紹介と挨拶
前段の自己紹介の後に挨拶文をつなげます。
「初めてメールを送らせて頂きます。○○会社○○と申します。いつもお世話になっております。」という書き出しになります。
このように自己紹介を先にすることで、送る相手も誰からメールが来たのかがわかり、初めてメールで会話する相手だと理解してもらえます。
この書き出しと挨拶文の後に、伝えたい内容の文章を続けましょう。
役職者が相手の社内、社外メールの注意点は？
メールを送る場合に、ちょっと迷うのが役職者に対する呼び方です。
社内メールの注意点
社内メールの場合には、役職者に対して「様」や「殿」などの敬称をつけないのが一般的で、「○○部○○課長」としても問題はありません。
例を示すと
「経理部山崎課長 総務課の下山です。先日の会議で･･･」という文章になります。
ただし独自のルールにより、社内メールでも○○部長様、○○部長殿と「様」「殿」をつけることにしている会社もあるので、自分の会社が役職者に対して「様」「殿」などを付けているのかどうかを確認する必要があります。
結果としては、自分の会社のルールに従うようにしてくださいね。
社外メールの注意点
社外メールの場合、相手の役職者に対して次のように敬称を付けるのが基本です。
「○○会社○○部長○○ 様」＝「会社名＋役職名（肩書）＋氏名＋敬称」
また社外メールを送るときに、自社の役職者については次のことに注意しましょう。
・自社の役職者は呼び捨て･･･自分の会社の上司については役職者であっても、呼び捨てにするのが一般的です。
・自社の役職者は「役職＋名前」で表す･･･社外メールで自分の会社の役職者を呼ぶときは、「部長の山下」や「課長の鈴木」というようにします。
まとめ
新入社員などで、社内・社外メールなどを初めて送るときは、緊張すると思います。
でも基本マナーとしての書き出しパターンは決まっているので、それほど難しくはありません。
相手が役職者であっても、基本マナーを守れば失礼なお文章にはならないので、安心してメールを送ってくださいね。